Mikä niissä lähtötiedoissa kiinnostaa?

24.10.2019 Blogi

Olipa kyse tuotannonsuunnitteluun, -optimointiin tai -simulointiin keskittyvästä kehitysprojektista, asiakkaamme ovat tottuneet siihen, että puhe kääntyy aina ennemmin tai myöhemmin lähtötietoihin.

Mutta mitä lähtötiedot oikein ovat, mistä niitä tulee, ja ennen kaikkea: mikä niissä oikein jaksaa kiinnostaa?

Tiivistäen voidaan sanoa, että tuotannonsuunnittelussa projektin lähtötiedoilla tarkoitetaan kaikkea sitä tuotannon nykytilaan ja järjestelyihin liittyvää tietoa, joka vaikuttaa tuotannon sujuvuuteen ja tehokkuuteen. Tämä sisältää muun muassa tiedot käytettävissä olevista koneista ja laitteista, henkilöresursseista, materiaaleista ja vaiheistuksista.

Kaikissa tuotannon kehittämiseen tähtäävissä projekteissa tarvitaan lähtötietoja muodossa tai toisessa, jotta parannuksia osataan tehdä oikeisiin kohtiin. Siksi ne kiinnostavat.

Perustietoja ja transaktiotietoja

Tuotannon digitalisoinnin ja järjestelmätoimitusten pohjaksi tarvitaan sekä perustietoja että niin sanottuja transaktiotietoja. Niitä voi ajatella vähän kuin kiinteinä ja muuttuvina tietoina: toinen muodostaa verrattain pysyvän perustan, kun taas toinen vaihtelee organisaation käytännön toimintojen ja eteen tulevien tarpeiden mukaan.

Perustiedot ovat siis suhteellisen vakaina pysyviä tietoja, kuten organisaation omia resursseja, tuotenimikkeitä, tuotteiden rakenteita, tuotannon vaiheistuksia sekä tuotannonsuunnittelun sääntöjä.

Vaihtuvia transaktiotietoja taas edustaa kaikki sellainen data, joka liittyy myynti-, osto- ja tuotantotilauksiin sekä tuotannon edistymäkirjauksiin: mitä on tilattu ja kuinka paljon, millaisia tilattujen tuotteiden rakenteet ovat sekä miten edistymää ja materiaalikirjauksia on tuotannossa tehty.

Lähtötietoina molemmat muodostavat yhtäläisen tärkeän osa-alueen, mutta niiden haastavuudessa on eroa. Käytännössä perustiedot pystytään yleensä määrittelemään verrattain tarkasti, kun taas transaktiotietoihin tulee tyypillisesti muutoksia asiakastilausten ja toiminnallisten muutosten myötä.

Mistä lähtötietoja saadaan?

Lähtötietoja haalitaan usein monista eri lähteistä. Monissa tämän päivän tuotantolaitoksissa on käytössä jonkinlainen tuotannonohjausjärjestelmä eli ERP, joka sisältää paljon kehitysprojekteissa tarvittavaa ja hyödynnettävää dataa. Lisäksi käytössä saattaa olla erilaisia ennustejärjestelmiä, Excel-taulukoita, vanhoja kunnon Post it -lappuja – ja sitten sitä kuuluisaa hiljaista tietoa.

SWD blog pile of paper

Tuotannontehostamisprojekteissamme ERP-lähtöisiä tietoja siirretään integraatioiden avulla. Tällaisia integraatioita olemme tehneet esimerkiksi Microsoft Dynamics 365:een, SAPiin, M3:een sekä muihin yleisimpiin ERP-järjestelmiin. Hyvänä puolena ERP-järjestelmistä saatavissa tiedoissa on se, että ne ovat yleensä huolella mietittyjä jo siinä vaiheessa, kun niitä on syötetty ERPiin.

ERPissä olevat tiedot kuitenkin myös rappeutuvat ja vanhentuvat ajan myötä. Siksi organisaatioissa olisi hyvä olla valmis prosessi tietojen ylläpitämiseen. Onneksi tässä näkyy selvää kehitystä oikeaan suuntaan muun muassa Big Datan ja IoT:n myötä: useimmissa organisaatioissa osataan jo nähdä tietojen oikeellisena ja ajantasaisena pitäminen rasitteen sijasta hyvänä valttina.

Hankalin tilanne on yleensä silloin, kun lähtötietoja on varastoituna hiljaisena tietona yksittäisten työntekijöiden päähän. Tyypillisesti esimerkiksi tuotantojärjestykseen ja siihen liittyviin päättelysääntöihin liittyvät tiedot voivat olla ainoastaan tuotannonsuunnittelijan hallussa. Silloin tiedot pyritään dokumentoimaan ja digitalisoimaan tilanteeseen sopivalla tarkkuustasolla.

Jos organisaatiolla ei ole käytössä APS- ja MES-järjestelmää, tuotannon järjestelyt kulkevat usein osastokohtaisen työnjohdon kautta. Työnjohtaja jakaa lattiatason henkilöstölle työkortit, joiden mukaan työntekijät hoitavat työt ja raportoivat niistä takaisin työnjohtajalle. Tällöin on työnjohtajan varassa, että tuotanto kulkee sujuvasti, työt tehdään järkevässä järjestyksessä, aikataulut pitävät ja jokaiselle työntekijälle on sopivasti töitä.

Tuotannonkehitysprojektin lähtökohdista riippumatta yksi asia on kuitenkin vakio: aina jää myös enemmän tai vähemmän manuaalista syöttöä vaativaa dataa.

Sitä saat, mitä tilaat

Lähtötietojen tarkkuustasovaatimus vaihtelee asiakas- ja projektikohtaisesti. Joihinkin tilanteisiin riittää karkean tason säännöstö, toisissa tarvitaan enemmän yksityiskohtia todellisen tehokkuusparannuksen aikaansaamiseksi. Yhteistä kaikille toimialoille, organisaatioille ja tuotannoille on kuitenkin se, että tiedon on oltava laadultaan hyvää.

Lähtötietojen laatu vaikuttaa muun muassa suunnittelutyön luotettavuuteen, aikataulujen realistisuuteen, raportoinnin oikeellisuuteen ja luonnollisesti myös käyttöönottoprojektin onnistumiseen ja aikatauluun. Jos sisään syötetään höttöä, saadaan höttöä myös ulos.

Lohdullinen tieto on kuitenkin se, että kaikissa projekteissa tietoja korjataan ja jalostetaan vielä projektin aikana – ja toki myöhemminkin. Yleensä viisaus datan laatuun nähden lisääntyy merkittävästi viimeistään siinä vaiheessa, kun sisään syötettyjä tietoja aletaan nähdä visuaalisessa muodossa. Usein myös huomataan, että jokin asia saattaa vaatia IT-kehityksen sijaan ennemminkin organisaation sisäisten toimintamallien muutoksia.

 

Seuraavassa blogikirjoituksessa kerromme lähtötietojen laadusta kilpailutekijänä.

 

Tero Jännes

Kirjoittaja on SWD:n ratkaisuarkkitehti sekä tuotannon ja toimitusketjun hallintajärjestelmien ja -prosessien asiantuntija, joka nähdään vapaa-ajalla usein salibandyvalmentajan vermeissä.