Atria

Haasteena ajantasaisten raaka-aine- ja tuotantokapasiteettitietojen puute

Kun Atria Suomi aloitti tuotannonsuunnittelun tehostamiseen tähtäävän yhteistyön Pinjan kanssa, tuotannonsuunnittelijat painivat päivittäin useiden muuttuvien tekijöiden kanssa ja käytännön suunnittelutyö oli haastavaa. Esimerkiksi ajantasaisten raaka-aine- ja tuotantokapasiteettitietojen saaminen oli usein monen puhelun ja Excel-tiedoston takana. PESin käyttöönotto automatisoi suuren osan Atrian tuotannonsuunnittelusta.

PES-järjestelmä operatiivisten toimintojen ja lihataseen hallinnan helpottamiseen sekä tiedonkeruu sisäisen laskennan ja budjetoinnin tarpeisiin

Atrian kokoisessa talossa tuotenimikkeitä on valtava määrä, joten luotettavaan tietoon pohjautuva suunnittelu ja päätöksenteko on ehdottoman tärkeää. Ohjausjohtaja Pekka Korpeinen vastaa Atria Suomessa muun muassa lihataseen hallinnasta, lihaohjauksesta, liharaaka-aineen hankinnoista ja siipikarjan teollisuusmyynnistä.

– Lihataseen hallinnassa kyse on lyhyesti sanottuna siitä, että toisessa päässä on kysyntä, toisessa tarjonta – sisältäen muun muassa alkutuotannon ja sen kasvatuspotentiaalin. Näiden välillä tehdään jatkuvaa laskentaa ja yhteensovittamista, ja tavoitellaan tietysti mahdollisimman hyvää tasapainoa, Korpeinen kuvaa.

Rullaavan lihataseen kehitysprojektia vetäneeseen ohjausryhmään kuului Atrialta Korpeisen ohella projektipäällikkö Jari Koljonen, IT-johto, järjestelmäpäällikkö, talousjohto, business controller sekä tilaus- ja toimitusketjun johto. Olennaista oli aloittaa selvittämällä, mihin kysymyksiin tarkalleen ottaen haluttiin vastauksia.

– Lihataseen hallinnassa suurena haasteena oli se, että meillä on niin paljon muuttuvia tekijöitä, kuten erilaisia tuotetyyppejä, leikkuu- ja pakkausreseptejä, eläinlajeja ja niiden sisäisiä vaateita. Muutos yhdessä asiassa aiheuttaa muutostarpeita monessa muussa paikassa, ja tämä tiedonsiirto oli aiemmin pitkälti inhimillisten tekijöiden varassa, Korpeinen kertoo.

Tiedontarve kiteytettiin lopulta kahteen pääasiaan: yhtäältä haluttiin helpottaa päivittäisiä, operatiivisia toimintoja ja lihataseen hallintaa, toisaalta haluttiin saada kerättyä helposti tiedot sisäisen laskennan ja budjetoinnin tarpeisiin. Ratkaisu toteutettiin tältä kaksijakoiselta pohjalta ja integroitiin muihin Atrian tarvitsemiin järjestelmiin. Nyt PESillä suunnitellaan koko Atria Suomen lihatarpeet.

Järjestelmän käyttöönoton jälkeen moni asia atrialaisten arjessa on muuttunut. PES automatisoi suuren osan lihataseen hallintaan liittyvästä laskennasta, ja helpomman tiedonsaannin vaikutukset näkyvät kaikissa muissakin toiminnoissa. Samalla on päästy eroon henkilöityneistä tehtävänkuvista ja Excel-tiedostoista sekä saatu hiljainen tieto tallennettua järjestelmään kaikkien yhteisesti hyödynnettäväksi. Näin myös viestintä eri toimintojen ja henkilöiden välillä on merkittävästi helpottunut.

Pitkällä ja lyhyellä aikajänteellä

Elintarvikesuunnittelussa eletään samaan aikaan monella eri aikajänteellä. Esimerkiksi tstrategista suunnittelua ja tarvearviointia tehdään  pitkällä tähtäimellä, minkä lisäksi tehdään vuosisuunnittelua esimerkiksi tuotantotilojen suuntaan, jaksottaista suunnittelua kaupan alan kanssa sekä tietysti käytännön tuotannonsuunnittelua viikko-, päivä- ja tuntitasolla.

– Meille on todella merkittävä muutos, että saamme esimerkiksi päivitettyä kysyntäennusteita lennosta, tarvittaessa jo samaksi päiväksi. Aiemmin laskelmien ja suunnitelmien tekeminen vaati monien parametrien syöttöä ja vertailua eri tiedostoissa. Arvioisin, että lihanohjauksessa saavuttamamme ajansäästö on noin 30 %:n luokkaa. Operatiivista työaikaa riittää siis nykyään enemmän muuhun, tuottavampaan suunnitteluun ja tietojen tulkintaan, Korpeinen summaa.

Myös suunnittelun tarkkuus on parantunut Atrian vaihdettua Excelit PESiin. Aiemmin aikaa riitti vain karkeamman tason suunnitteluun, kun taas nykyään päästään pureutumaan kaikille tarvittaville tasoille, aina yksittäisiin tuotteisiin saakka. Onnistuneella suunnittelulla voidaan muun muassa varmistaa raaka-aineen optimaalinen käyttö ja minimoida hävikki, joten sillä on taloudellisten vaikutusten lisäksi painavaa merkitystä myös toiminnan ympäristövaikutusten ja vastuullisuuden kannalta.

PESin jokapäiväinen käyttö helpottaa myös vuosittaista budjetointia, kun tiedot ovat kumuloituneet vuoden mittaan valmiiksi järjestelmään. Ratkaisu toimii erinomaisena päätöksenteon tukena alan hektisessä nykytahdissa, kun on pystyttävä päättämään nopeasti, millaisiin toimitusmääriin voidaan sitoutua milläkin aikataululla.

PESiä käyttää Atrialla päivittäiseen lihataseen hallintaan ja budjetointiin tietty ydinjoukko, mutta positiiviset vaikutukset näkyvät koko organisaatiossa ja myös keskeisille sidosryhmille asiakkaista alihankkijoihin. Käyttöliittymä on koettu henkilöstön keskuudessa helppokäyttöiseksi, kunhan silmä ensin tottui uudenlaisiin näkymiin ja mahdollisuuksiin.

– Olemme PESin myötä siirtyneet aidosti tietopohjaiseen johtamiseen. Käytettävissä oleva data on ajantasaista ja luotettavaa, ja siten on myös helpompi seisoa tekemiensä päätösten takana. Uskoakseni lopputulokseen vaikutti ratkaisevasti se, miten olimme järjestelmän alun perin määritelleet. Olemme tyytyväisiä, kun kaikki se vaivannäkö todella kannatti ja saimme sen, mitä tilasimme, Korpeinen toteaa.