Tehokkaan järjestelmän käyttöönotto voi järisyttää koko organisaatiota

24.08.2018 Blogi

Jos olet ostamassa kattavaa järjestelmää organisaatioosi olet todennäköisesti hakemassa sillä muutosta. Tulevaa muutosta, merkittävääkin sellaista, on hyvä siis ennakoida jo suunnitteluvaiheessa. Järjestelmämme toimituksen osalta kannattaa varautua muutosjohtamiseen ja koko organisaation toimintojen uudelleen pohdintaan. 

Miksi näin? Järjestelmämme toimittamisen olennaisena osana on määrittelyvaihe. Tuotannon asiantuntijoina toimivat ratkaisuarkkitehdit tulevat kartoittamaan yrityksenne tarpeet, toiveet ja tavoitetilan. Yhdessä teknisen projektipäällikön kanssa mietimme miten tuotantonne halutaan tehostuvan, mitkä tuotemodulit ovat teille olennaisimpia ja riittävätkö ne sellaisinaan yrityksenne tarpeisiin. Kuulostaa helpolta? Ja niinhän se periaatteessa onkin, mutta yhteisen matkan varrella saattaa tapahtua yrityksen toiminnan kannalta ratkaisevia asioita.

Ensiksikin; saadaksemme tarpeeksi kattava kokonaiskuva yrityksen prosesseista ja tuotannosta sekä sen tavoitetilasta tulee meidän jutella usean ihmisen kanssa. Olemme huomanneet niin järjestelmä- kuin asiantuntijapalveluidemmekin puolella sen, että yhteinen keskustelu tavoitetilasta voi olla yrityksen sisällä ohutta ja käsitys nykytilastakin saattaa vaihdella funktiosta toiseen. Yrityksen johto saattaa tajuta kesken palaverin, että jokin asia tapahtuukin yrityksessä toisella tavalla kuin pitäisi. Tilanne ei kuitenkaan ole synkkä. Positiivista on se, että kerrankin kaikki keskustelevat saman pöydän äärellä! Nämä oivallukset ovat kannaltamme puhdasta kultaa, koska tavoitetilasta voi tulla yhteinen vain yhteisen dialogin kautta. Ja järjestelmätoimituksestamme tulee täydellinen ainostaan silloin kun tavoitetila on selkeä.

Toinen huomioon otettava muutos on se, että itse järjestelmän käyttöönotto saattaa muuttaa monen ihmisen päivittäisen työskentelyn ja rytmin aivan toisenlaiseksi. Se tehostaa toimintaa ja lisää tiedonkulkua. Joskus muutos otetaan vastaan ilolla ja innokkuudella, joskus tuntuu hetken aikaa siltä, että uuden oppiminen uuvuttaa ja kaiken pitäisi olla kuten ennen. Mutta teollisuus digitalisoituu hurjaa vauhtia. Smart manufacturing ja Industry 4.0 eivät ole kohta enää pelkkiä tulevaisuudenkuvia. Järjestelmähanke on mitä parhain muutoksenjohtamisen välinen, jossa saadaan luontevasti osallistettua koko henkilöstö pureksimaan muutostarvetta, tulevia prosesseja ja toimintamalleja ja ratkaisua. Onnistunut muutosjohtaminen on käyttöönoton kannalta tärkein elementti. Siinä voimme auttaa, mutta yrityksen johdon rooli on merkittävä.

Lisäksi järjestelmämme käyttöönottoon johtavat prosessit haastaa myös muut käytössä olevat järjestelmät. Mikä on oleellista tuotannon kannalta ja mikä ei? Voi olla, että olemassaolevien järjestelmien tarjoama tieto ei palvelekaan tulevaisuuden tuotantoa sellaisenaan ja jotain on muutettava. Kun kaikki on mietitty, tulee kokonaisuudesta järkevä ja tehokasta tuotantoa tukeva.

Muutoksessa on mahdollisuus, mutta onnistuakseen se vaatii sitoutumista yrityksen johdolta jokaisella askeleella. Tärkeintä on oivaltaa, että järjestelmä ei tee muutosta vaan ihmiset. Siksi järjestelmähanke on aina muutoshanke. Suunnataan yhdessä nokka kohti uusia haasteita ja toimivampia järjestelmiä!

 

Kirjoittaja on SWD:n toimitusjohtaja, myyntitiimin vetäjä ja järjestelmätoimitusten pitkän linjan konkari

Timo Salomäki